Tijdregistratie bij Thetford

Flexibel werken vraagt ook een flexibel tijdregistratiesysteem

"Wij zijn best complex."

Er zijn trendsetters en trendvolgers. Onze klant Thetford in Etten-Leur behoort tot de eerste categorie. Als uitvinder van de Porta Potti, het wereldberoemde draagbare toilet, en van het Cassettetoilet is Thetford nu al bijna veertig jaar ’s werelds belangrijkste fabrikant van mobiele sanitaire systemen, toiletverzorgingsproducten en accessoires voor caravans encampers. Ook heeft Thetford op de kampeer- en watersportmarkt een toonaangevende positie in mobiele koelsystemen en keukenapparatuur. Het is een Amerikaans bedrijf met elf vestigingen in negen landen. Bij het Europese hoofdkantoor In Etten-Leur werken ruim 450 medewerkers, van wie ongeveer 300 in de productie. De producten gaan naar meer dan zestig landen. Time-Wize® registreert er al sinds 2003 de werktijden, maar ook hier is Thetford voortdurend bezig met nieuwe ontwikkelingen.

Lieselotte Koeijvoets is als HR-functionaris belangrijk afnemer van de informatie uit Time-Wize, Lieke Krijnen regelt binnen HR de dagelijkse zaken rondom Time-Wize en Marie-Louise Roelvink neemt de beheerderstaken voor haar rekening. “Rond 2003 groeide Thetford hard, onder andere door onze nieuwe productielijn voor koelkasten. Het tijdregistratiesysteem dat we gebruikten, was niet toereikend. Daarom zijn we overgestapt op Time-Wize. Alle informatie uit het oude systeem is overgezet en vervolgens zijn we daarop verder gaan bouwen. Dat werkte op den duur niet meer en daarom hebben we Time-Wize in 2010 helemaal opgeschoond.” Het was een hele uitdaging zegt Marie-Louise Roelvink. “Paul Verdiesen van Atimo® is hier twee dagen geweest. Toen is het idee ontstaan om kantoor- en productiepersoneel in het systeem te scheiden. Dat was een goede zet. De nieuwe ontwikkelingen zijn nu makkelijker te verwerken.”

Flexibilisering

Thetford verandert voortdurend, vertelt Lieselotte Koeijvoets. “We willen een aantrekkelijke werkgever blijven. Daarom zijn we nu bijvoorbeeld bezig met ‘het nieuwe werken’ op kantoor. Dat betekent voorlopig vooral flexibel omgaan met de werktijden en daarom loopt er nu een proef bij twee afdelingen, die we ‘Triple V’ hebben genoemd: Vrijheid, Verantwoordelijkheid, Vertrouwen. Dat houdt in dat we onze mensen vooral beoordelen op het resultaat van hun werk in plaats van op gemaakte uren.” Voor de flexibilisering in de productie is onlangs de kostenplaatsmodule aangeschaft. “Onze productie werkt in dagdienst en in vaste werktijden, maar er zijn veel verschillende contractvormen. We willen ernaartoe dat onze productiemedewerkers op meerdere lijnen kunnen worden ingezet, multi-inzetbaar zijn.” Voor de toekomst wil Thetford eigenlijk naar een systeem dat ook de planning gaat doen. “Als bekend is welke medewerker op welke lijnen inzetbaar is en hoeveel tijd een bepaalde order gaat kosten, dan moet het systeem de planning kunnen doen. Ook willen we de verantwoordelijkheid meer bij de afdelingshoofden gaan leggen, waarbij HR een controlefunctie vervult.” Maar zover is het nog niet. Er is nog veel ontwikkelwerk te doen. “Doordat we voorop lopen, kost de ontwikkeling ons veel tijd. Andere bedrijven profiteren daar later van, maar Atimo begrijpt dat en komt ons daarin tegemoet.”

Time-Wize gebruiksvriendelijk tijdregistratiesysteem

Lieke Krijnen ervaart Time-Wize als een gebruiksvriendelijk systeem. “Het is vrij duidelijk wat je moet doen. Soms moet je even puzzelen om uitzonderingen erin te verwerken, maar daardoor leer je er goed mee omgaan. Wij hebben ook de Receptiemodule geïnstalleerd. Het belang daarvan wordt nog wel eens onderschat. Ik val soms in als telefoniste/receptioniste en dan is het heel handig als je direct kunt zien of iemand in huis is. Het verbetert de service naar je klanten.”

Lieselotte Koeijvoets, Lieke Krijnen en Marie-Louise Roelvink vatten hun ervaringen met tijdregistratie als volgt samen: “Thetford is een dynamisch bedrijf waar altijd veel ontwikkelingen gaande zijn. Daarom wordt er veel flexibiliteit gevraagd van onze mensen en van Atimo en Time-Wize. Onze ervaring is dat we er alle kanten mee op kunnen en dat is belangrijk, want we zijn best complex.”