Tijdregistratie bij Coldenhove Papier

Grote diversiteit aan uitzonderingen is makkelijk zelf in te voeren.

"Vanaf de eerste dag liep het perfect."

Midden in het bos bij 'papierdorp' Eerbeek staat Coldenhove Papier, officieel W.A.Sanders Papierfabriek 'Coldenhove' B.V. Al 350 jaar wordt er op deze plaats papier gemaakt; eerst door een molenaarsfamilie en sinds 1924 door de families Sanders en Van Vreeswijk. Hoewel het eerste aanzien anders doet vermoeden, is Coldenhove Papier een ultramoderne papierfabriek, met hightech producten. Time-Wize® registreert er sinds 1 april 2011 de werktijden.

"De families Sanders en Van Vreeswijk zijn nog altijd aandeelhouders", vertelt Derma Put, personeelsfunctionaris. "Coldenhove is dus een echt familiebedrijf. Dat kenmerkt ook de sfeer: gemoedelijk en open, met veel aandacht voor de medewerkers. Het volgen van opleidingen en doorstromen binnen het bedrijf is heel vanzelfsprekend. Vandaar dat veel van de 130 medewerkers al geruime tijd in dienst zijn."

Hoogwaardige technische papiersoorten

Coldenhove maakt hoogwaardige technische papiersoorten. "We hebben al jaren een sterke positie in de markt met onder andere karton voor ordners en hangmappen en papier voor enveloppen, zoals de blauwe enveloppen van de Belastingdienst. Daarnaast maken we traditioneel transferpapier, waarmee allerlei textielsoorten kunnen worden bedrukt, en digitaal papier. Met digitaal papier kun je via een sublimatietechniek afbeeldingen overzetten op ander materiaal, zoals glas of kunststof." In de receptie van Coldenhove zijn verschillende voorbeelden te vinden; van bedrukte meubelstoffen tot surfboards en kunstwerken van glas. "Onze afdeling Innovatie is vorig jaar sterk uitgebreid. We zijn creatief in het bedenken van nieuwe producten, maar daar worden we ook toe gedwongen, want we zien dat door het digitale verkeer in de wereld het gebruik van onze traditionele papiersoorten afneemt."

Gebruiksvriendelijk

De tijd wordt bij Coldenhove al decennia lang geregistreerd; eerst met prikklokken en sinds 1995 met behulp van een tijdregistratiesysteem. Na vijftien jaar was het systeem echter verouderd en het werd niet meer ondersteund. "Daarom zijn we ons in 2010 gaan oriënteren en daarbij kwam Time-Wize van Atimo® als beste uit de bus. Vooral de gebruiksvriendelijkheid en de vele mogelijkheden spraken ons aan." Coldenhove kent namelijk een grote diversiteit aan uitzonderingen: drieploegendienst, variabele werktijden, een consignatieregeling, seniorendagen enzovoorts. "Bij het oude systeem was ik nog de enige die macro's kon maken. Dat was behoorlijk ingewikkeld. Bij Time-Wize zagen we dat het veel eenvoudiger kon. Nadat de keuze op Time-Wize was gevallen, hebben we er veel tijd voor uitgetrokken om te bedenken hoe we het wilden inrichten. We hebben daarbij veel steun gehad van Chris Labohm. Hij is bijzonder goed in het interpreteren van bedrijfsregels. Ook de technische installatie verliep volledig volgens planning.

Eind 2010 hadden we het gevoel dat we het punt bereikt hadden om schaduw te gaan draaien met twintig  personen. Intussen moest ik ook nog de cursus volgen bij Atimo. Dit vond ik het enige minpuntje, want de cursus is heel basic en eigenlijk bedoeld voor nieuwe medewerkers. Als je de hele inrichting hebt gedaan van het pakket, dan heeft de cursus eigenlijk geen meerwaarde. Op 1 april 2011 wist ik het zeker: we zijn er klaar voor om live te gaan. Vanaf de eerste dag liep het perfect. Er zijn een paar kleine aanpassingen doorgevoerd, maar dat is ook logisch met een nieuw systeem. Een van onze eisen was dat het pakket een interface met AFAS HR moest hebben. En ook hiervan moet ik zeggen dat het perfect werkt. Ik hoef er vrijwel niets meer aan te doen."

Derma Put is eindverantwoordelijk voor de urenregistratie en -verwerking. "Ik heb zelf de instructie geschreven voor de leidinggevenden en een-op-een de interne instructie gegeven. Het is namelijk erg belangrijk dat je iedereen enthousiast maakt, want een systeem staat als een huis als iedereen het draagt. Wij zijn nu bijna aan het eind van het jaar en ik merk dat Time-Wize is ingeburgerd op Coldenhove. Dus als de traditie zich voortzet, dan zal ook Time-Wize een lang bestaan hebben binnen ons bedrijf."