Tijdregistratie bij Van der Valk Ridderkerk

De werkuren in een hotel laten zich lastig registreren

Bij Van der Valk Hotel Ridderkerk lukt het, met Time-Wize

In een hotel gaat het over gastvrijheid en die laat zich niet makkelijk vangen in vaste werktijden. Een dienst kan - als het nodig is - zomaar worden vervroegd of uitlopen, zonder dat er direct sprake is van overwerk. Het Van der Valk Hotel Ridderkerk gebruikt sinds januari 2010 Time-Wize® van Atimo®; naar volle tevredenheid vertellen personeelsmanager Birgit Vermeulen en managementassistente Amy Crawfurd.

In juni 2007 opende Van der Valk Hotel Ridderkerk zijn deuren. Het is een nieuwe ontwikkeling binnen de bekende Nederlandse keten en dat is zichtbaar in de vorm van het gebouw en het interieur. Bovendien oefent het hotel-restaurant een minimale belasting uit op zijn omgeving en het milieu. Het hotel ligt bij een van de grootste verkeersknooppunten van Nederland en is een prima uitvalsbasis voor een bezoek aan Rotterdam, de haven of het Europoort-gebied.

Verrassend vertrouwd, zo typeren Birgit Vermeulen en Amy Crawfurd het hotel. "We maken deel uit van het Van der Valk concern, maar elk onderdeel opereert volledig zelfstandig. We hebben 140 kamers en 17 feest- en vergaderzalen. Doordeweeks zijn er vooral veel zakelijke gasten, maar in het weekend veel families. Ook Ahoy is hier vlakbij, dus we hebben veel gasten via de evenementen die daar worden georganiseerd. Bovendien zijn we actief als sponsor, onder andere als officieel partner in Rotterdam Topsport. Daarom komen hier ook veel (top)sporters."

Tijdbesparing

Sinds een jaar gebruikt Van der Valk Time-Wize van Atimo. Daarvoor werden de uren verantwoord via urenbriefjes. Er was wel een tijdregistratiesysteem, maar dit was niet bruikbaar. "We hebben 180 medewerkers die heel variabel werken, met een gemiddeld aantal uren per week, maar geen vaste werktijden." De urenbriefjes waren foutgevoelig en het was veel werk om ze in te voeren. "De salarisverwerking kostte een hele dag, nu is het in een ochtend klaar."

De salarisverwerking gebeurt bij AFAS. "We hebben AFAS gevraagd welke tijdregistratiesystemen zij zouden aanbevelen. Zij noemden drie leveranciers, onder wie Atimo. We hebben ze uitgenodigd voor een presentatie en hadden het beste gevoel bij Atimo. Doordat we een systeem hadden dat niet goed werkte, wisten we precies waar we naar moesten vragen. Atimo reageerde daarop heel concreet en liet ook meteen de mogelijkheden in het systeem zien."

In september 2009 is Time-Wize ingericht en in november is de testfase ingegaan. "We hebben de urenbriefjes er nog een tijdje bij gehouden. Half januari 2010 zijn we helemaal overgestapt." Birgit Vermeulen en Amy Crawfurd zijn enthousiast over Time-Wize. "Het is een heel overzichtelijk systeem. De personeelsgegevens worden automatisch geïmporteerd. Het vaste personeel werkt maximaal 38 uur per week en de anderen zijn op afroep inzetbaar. Er werken veel studenten bij ons. Hoeveel uur ze werken, hangt af van hoeveel ze willen werken en hoeveel uur ze nodig zijn. Daarom zijn er ook geen roosters ingevoerd in Time-Wize."

Biometrie

De uren worden geregistreerd via biometrie. "We hebben van iedereen twee vingerafdrukken. Het werkt prima. Voor de leidinggevenden was het wel erg wennen. Alle tijden moeten door de leidinggevenden worden bevestigd, ook via een vingerafdruk. Dat betekent dat ze erbij moeten staan, als hun medewerkers klokken. Dat vereist de nodige flexibiliteit, maar het gaat steeds beter."

"We hadden het beste gevoel bij Atimo."

Ook de koppeling van de uren naar het salarisverwerkingspakket loopt goed. "Er zitten bijna geen fouten meer in. Onze medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het goed in- en uitklokken. We hebben indertijd een e-mailadres aangemaakt om onregelmatigheden te melden, maar dat wordt steeds minder gebruikt. We verwachten dat het in het nieuwe jaar helemaal vlekkeloos verloopt."

Birgit Vermeulen en Amy Crawfurd zijn ook enthousiast over de begeleiding door Atimo. "Chris Labohm heeft de implementatie gedaan en is ons vaste aanspreekpunt. Als er een vraag of probleem is, lost hij het gelijk op. Maar dat is steeds minder nodig."