Je staat er niet zo bij stil maar in heel veel producten zitten eieren. Denk aan pasta, shampoo, make-up en ook aan het gekookte eitje bij je ontbijt en aan alles wat gepaneerd is. De eierproductmarkt is gigantisch en Global Food Group is daar een belangrijke speler. Deze internationale producent en distributeur van eieren en eiproducten heeft eigen chauffeurs in dienst voor het gros van het bulkvervoer. Deze mannen rijden in Nederland, Duitsland, Engeland, Frankijk, Denemarken en Italië en brengen de grondstofproducten veilig en verantwoord bij de klant. Sinds het najaar van 2015 gebruiken zij de webapp van Atimo om hun uren snel en accuraat te registreren. Daarbij worden hun vergoedingen automatisch berekend. Dat is wel zo overzichtelijk.
Automatiseren tijdregistratie
Piet Scholten is controller bij Global Food Group: “Het gaat goed met het bedrijf. We zijn de afgelopen jaren heel hard gegroeid, veel harder dan wie ook had gedacht. Deze groei was de aanleiding om te doen wat we hebben gedaan. We hadden overal stempelkaarten liggen en die moesten van vier locaties handmatig opgeteld worden. En waar was die? En waar was die? Als je 20 man hebt, is dat nog wel leuk maar als je er 100 hebt niet meer. Alles gebeurde handmatig en in Excelletjes, plusjes en minnetjes en weer een ander Excelletje voor je verlofregistratie en de saldibepaling. Ik kom uit de ict en wil simpelweg op een knop kunnen drukken en daarmee moet het er staan. Het heeft aardig wat voeten in de aarde gehad. We zijn denk ik toch wel anderhalf jaar bezig geweest voordat het draaide zoals wij dat wilden. Dat lag echter geheel bij ons, omdat er uit zoveel hoeken en gaten informatie moest komen die we gewoon niet goed voor elkaar hadden om te komen tot waar we nu staan. Nu weten we wat we willen en kunnen we de informatie gewoon iedere dag bekijken. Margo en Denise hebben, met de hulp en ondersteuning van Sander (Atimo consultant), het helemaal ingericht bij ons.”
Op alle productielocaties wordt nu naar tevredenheid geklokt met Atimo. “Dat was de basisimplementatie. Toen zijn we in de loop van vorig jaar gaan kijken naar ‘wat doen de chauffeurs? Hoe krijgen die hun vergoedingen?’. Die waren eigenlijk ontevreden. Heel praktisch. Onze cao stamt uit 2012 en is daarna niet meer aangepast. Dat betekent dat chauffeurs op basis van historie hun kosten vergoed kregen. Bonnetje links, bonnetje rechts, wel eten, niet eten, met een biertje, zonder biertje. Ja daar wilde ik van af. We hebben de belastingdienst gevraagd of we onze chauffeurs mochten gaan belonen conform de transport cao en dat was akkoord op basis van het gelijkheidsbeginsel. Toen hebben we alle chauffeurs naar de transport cao overgezet en zijn we gaan zorgen dat vanuit de software die vergoedingen correct worden berekend. Zo zijn wij van alle kashandelingen af, we hebben geen declaraties meer op een enkele bekeuring na in het buitenland of parkeergeld, en dat is het. De software berekent de dienstreis ook over meerdere dagen met de juiste toeslagen. Het geeft de chauffeurs heel veel duidelijkheid van ‘dit zijn je reistijden, dit zijn je vergoedingen.’ Iedereen krijgt het op dezelfde manier. Er is niet een oude afspraak meer. Dat geeft helderheid. Iedereen wordt op dezelfde manier behandeld en wij weten nu precies wat de uren waren en voor de rest klaar.”
Periode-overzicht tijdregistratie chauffeur (klik op afbeelding voor een vergrote weergave)
Duidelijkheid in de app
Iedere vrachtauto heeft een vaste Apple Iphone waarop de chauffeur inlogt en zijn tijdboekingen maakt: “De Iphones werken heel mooi met de beveiliging van data en het wegzetten van data in de cloud. Atimo heeft hiervoor echter nog geen (native) app dus werken we nu met de tussenoplossing: de webapp. Het benaderen hiervan vanaf de smartphone gaat snel. Daar is alles zichtbaar. Op het inlogscherm staan de blokjes onder elkaar: home, afwezigheid, berichten, webklok en saldo. Bij saldo kan je snel zien: wat zijn mijn vakantieuren op dit moment, wat is mijn atv en wat is eventueel tijd voor tijd (tvt)? Alles wat je aan verlofaanvragen hebt ingeleverd, is al verwerkt in de software.
Chauffeur Math van den Boogaert vertelt dat het wel snel wende. “In het begin was het gebruik even lastig en had je de administratie vaak aan de telefoon. Nu is dat nog een keer in de twee of drie weken. Wanneer je niet terug hebt ingeklokt met dienstreis na een pauze of zo, omdat je het vergeten bent of geen verbinding had met het internet. Als je geen bereik hebt, heb je een probleem. Je kunt geen pauze afmelden of wat ook. Als ik zie dat ie hem niet gepakt heeft, klok ik als ik opnieuw ga rijden alsnog een half uur pauze die ik in feite van tevoren gehad heb. Wij kunnen de software van de boordcomputers vergelijken met Time-Wize Experience en nu krijg je daar verschillen. Dat wil je niet. Dan zegt de boordcomputer ‘hij heeft daar gereden’ maar ik heb pauze gehad en dat kan niet dus moet je nog een keer bellen. Dat vind ik het vervelendst, dus daar is nog wel een slag te maken.”
Nog meer efficiency en daarmee besparingen
Piet geeft aan dat zodra de (native) app van Atimo er is voor de Iphone* dat die er echt wel komt bij Global Food Group: “Dat geeft gewoon gemak. Je kunt alles klaar zetten en doorgaan met je werk. Op het moment dat je verbinding hebt, gaat ie synchroniseren. Hij onthoudt de tijd waarop je de boeking hebt gemaakt en stuurt de info door als je internetverbinding hebt. De software werkt nu gewoon goed. Die willen we verder gaan uitbreiden met een soort van controlemechanisme. In principe gaan al onze chauffeurs naar vaste klanten. We willen die klanten definiëren in Time-Wize Experience als bijvoorbeeld kostenplaats met een standaard reistijd zodat je in principe voor- en nacalculatorisch al kunt gaan monitoren wat er gebeurt. Maar ik wil ook per klant weten wat de wachttijden zijn dus er komt bij de urensoorten een optie ‘wacht’ bij dadelijk. De chauffeurs kunnen uit een scrolmenu de klant selecteren en koppelen we elke regel aan de juiste klant. Op die manier kunnen wij weer iets met data-analyse gaan doen. De volgende stap is dat de chauffeurs hun declaraties van parkeergeld of zo kunnen scannen. Zo heb je dat direct in de app zitten en hoef je het niet meer handmatig toe te voegen. Maar ook dat zijn dingen daar moet je van zeggen ‘daar gaan we een projectje van maken’. En ik heb er nu voor gekozen eerst een half jaar rust. Even helemaal niets meer aanpassen want elke verandering is toch wennen.”
[Noot redactie: Wij hebben inmiddels de eerste stappen gezet voor het ontwikkelen van de native app voor de Iphone. Het streven is om de iOS app eind 2016/begin 2017 beschikbaar te stellen in de App store.]
Op alle productielocaties wordt nu naar tevredenheid geklokt met Atimo. “Dat was de basisimplementatie. Toen zijn we in de loop van vorig jaar gaan kijken naar ‘wat doen de chauffeurs? Hoe krijgen die hun vergoedingen?’. Die waren eigenlijk ontevreden. Heel praktisch. Onze cao stamt uit 2012 en is daarna niet meer aangepast. Dat betekent dat chauffeurs op basis van historie hun kosten vergoed kregen. Bonnetje links, bonnetje rechts, wel eten, niet eten, met een biertje, zonder biertje. Ja daar wilde ik van af. We hebben de belastingdienst gevraagd of we onze chauffeurs mochten gaan belonen conform de transport cao en dat was akkoord op basis van het gelijkheidsbeginsel. Toen hebben we alle chauffeurs naar de transport cao overgezet en zijn we gaan zorgen dat vanuit de software die vergoedingen correct worden berekend. Zo zijn wij van alle kashandelingen af, we hebben geen declaraties meer op een enkele bekeuring na in het buitenland of parkeergeld, en dat is het. De software berekent de dienstreis ook over meerdere dagen met de juiste toeslagen. Het geeft de chauffeurs heel veel duidelijkheid van ‘dit zijn je reistijden, dit zijn je vergoedingen.’ Iedereen krijgt het op dezelfde manier. Er is niet een oude afspraak meer. Dat geeft helderheid. Iedereen wordt op dezelfde manier behandeld en wij weten nu precies wat de uren waren en voor de rest klaar.”
Periode-overzicht tijdregistratie chauffeur (klik op afbeelding voor een vergrote weergave)
Chauffeur Math van den Boogaert vertelt dat het wel snel wende. “In het begin was het gebruik even lastig en had je de administratie vaak aan de telefoon. Nu is dat nog een keer in de twee of drie weken. Wanneer je niet terug hebt ingeklokt met dienstreis na een pauze of zo, omdat je het vergeten bent of geen verbinding had met het internet. Als je geen bereik hebt, heb je een probleem. Je kunt geen pauze afmelden of wat ook. Als ik zie dat ie hem niet gepakt heeft, klok ik als ik opnieuw ga rijden alsnog een half uur pauze die ik in feite van tevoren gehad heb. Wij kunnen de software van de boordcomputers vergelijken met Time-Wize Experience en nu krijg je daar verschillen. Dat wil je niet. Dan zegt de boordcomputer ‘hij heeft daar gereden’ maar ik heb pauze gehad en dat kan niet dus moet je nog een keer bellen. Dat vind ik het vervelendst, dus daar is nog wel een slag te maken.”