Bij een van de twee Nederlandse vestigingen in Doetinchem werken 300 medewerkers, waarvan circa 180 uitzendkrachten. Niet voor niets zijn een goed HRM-systeem en een tijdsregistratiesysteem onontbeerlijk om alles op het vlak van HRM in goede banen te leiden. Anne Venzke is HRM administrator. In deze rol is zij verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie. Venzke vertelt: ‘Ruim vier jaar geleden hebben we ervoor gekozen om Prinsys in gebruik te nemen. Voorheen werden er op tal van plekken binnen de organisatie diverse Excel-lijstjes opgeslagen. Met de komst van Prinsys werden al deze lijsten gecentraliseerd.’
Maar waarom viel de keuze van Gunnebo op Prinsys? Venzke legt uit: ‘Prinsys leek ons gebruiksvriendelijk. Daarbij biedt het HRM-systeem veel mogelijkheden. Daarnaast vinden we servicegerichtheid heel belangrijk. Iets dat Kennys, het bedrijf achter Prinsys, ons beloofde te bieden.’ In de praktijk bleek Prinsys helemaal aan de verwachtingen te voldoen. ‘Ook het systeem wijst zich vanzelf. En als er vragen zijn, dan wordt er zeer snel actie ondernomen. Toen we vroegen of er een koppeling kon worden gemaakt met een nieuw tijdsregistratiesysteem, adviseerde Kennys ons Time-Wize Experience van Atimo.’
Time-Wize Experience
Atimo is een Nederlands bedrijf. Time-Wize Experience zorgt voor betrouwbare managementinformatie over de arbeidstijd en de daarmee samenhangende kosten. Maar met Time-Wize Experience kan meer dan alleen tijd worden geregistreerd. De geregistreerde tijd kan worden uitgesplitst en deze input kan worden gebruikt voor andere toepassingen, zoals de salarisverwerking, financiële boekhouding, project- of orderadministratie. Samen met Kennys en Atimo is Gunnebo een kijkje gaan nemen bij verschillende bedrijven die Time-Wize Experience reeds in gebruik hadden. ‘We waren verrast door zo veel openheid. We kregen zelfs de kans om met de gebruikers te spreken. Het feit dat Atimo, net als Kennys, zeer servicegericht is, was de doorslaggevende factor. Daarnaast speelde de mogelijkheid om Prinsys aan Time-Wize Experience te koppelen een grote rol.’
Koppeling HRM-systeem en tijdregistratiesysteem
Sinds de implementatie van Time-Wize Experience kunnen medewerkers met behulp van een druppel in- en uitklokken. ‘De lange rijen zijn voorgoed verleden tijd. Daarbij zorgt het systeem dat ons, op de HRM-afdeling en salarisadministratie, heel veel werk uit handen wordt genomen. Zo rekent het systeem automatisch uit óf en hoeveel verlofuren iemand nog heeft bijvoorbeeld. Alles is gesynchroniseerd, waarbij Prinsys leidend is voor de personeelsmutaties en Time-Wize Experience voor de urenboekingen. Ook een ziekmelding van een medewerker in Prinsys wordt automatisch doorverwerkt naar Time-Wize Experience. Dat geldt ook voor indiensttredingen. Er hoeven dus geen dubbele gegevens ingeklopt te worden.’
‘Een dikke 9’
De gebruikersdagen van Kennys worden door Venzke enorm gewaardeerd. ‘De gebruikersdagen stellen ons in staat om met andere vakgenoten te sparren. Wat doen zij op gebied van automatisering? En welke functionaliteiten hebben zij in gebruik? Daarnaast is er altijd volop gelegenheid om vragen te stellen. Tijdens deze dagen wordt alles keurig genotuleerd en wordt echt naar ons geluisterd.’ Ook met Time-Wize Experience van Atimo is het bedrijf zeer tevreden. ‘Al met al zouden we zowel Prinsys als Atimo daarom een dikke 9 geven’, aldus Venzke.
