Tegenwoordig willen we graag onze eigen zaken plaats- en tijdonafhankelijk kunnen regelen vanaf onze smartphone of tablet, ook die op HR-gebied. Deze online zelfservice staat ook wel bekend als Employee en Management Self Service (ESS en MSS). Op het gebied van urenmanagement loopt dat van het doen van een vakantieaanvraag tot het bekijken van je planning. Time-Wize Saphir, onze WFM-software voor urenmanagement, biedt deze zelfservice voor HR-zaken.
ESS en MSS geven online via een overzichtelijk dashboard (geautoriseerd) toegang tot de eigen HR-gegevens. Medewerkers kunnen met ESS altijd en overal zelf reisdeclaraties, ziekmeldingen, adreswijzigingen en verlofaanvragen invoeren. Dat versterkt de betrokkenheid en tevredenheid van de medewerkers. Bovendien is er minder kans op fouten doordat gegevens door de bron worden ingevoerd en gewijzigd. Met MSS hebben managers altijd up-to-date inzicht in medewerkersgegevens (transparantie). Voor hen is het afhandelen van verlofaanvragen en het maken van managementrapportages een kwestie van een druk op de knop. Dat biedt gemak en transparantie. HR profiteert omdat de verwerking van HR-gegevens elders gebeurt en daardoor sneller gaat wat de werkdruk vermindert en mogelijk kosten bespaart.
Zelfservice voor HR-zaken door ESS en MSS
Vanaf je eigen dashboard vraag je online snel vakantie aan of bekijk je wanneer je moet werken.
Zelfservice HR medewerkers: snel en eenvoudig HR-zaken regelen
Met de Employee Self Service hebben medewerkers op elk moment online (geautoriseerd) toegang tot hun eigen gegevens, of dat nou op kantoor is, vanuit huis of een andere externe locatie. Zij kunnen hun eigen boekingen, geplande roosters, berekende tijden, afwezigheden en (verlof)saldi inzien, uitprinten en – afhankelijk van de autorisatie – wijzigen; digitaal verlof aanvragen en daarbij direct checken of directe collega’s al vrij hebben (aangevraagd) voor die bepaalde periode en zich vanuit huis ziek- of beter melden. Dat scheelt veel vragen, telefoontjes, formulieren en lijsten; een ontlasting van leidinggevenden, de HRM-afdeling en de salarisadministratie.
Zelfservice HR managers: minder administratieve handelingen
De Management Self Service biedt leidinggevenden toegang tot de basisgegevens van de medewerkers die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Zij hebben up-to-date inzicht in boekingen, afwezigheden, overwerkuren, et cetera, kunnen snel verlofaanvragen en verzuimmeldingen accorderen en medewerkersgegevens muteren.
De HRM-afdeling heeft via het op afdelingsniveau samengestelde dashboard een totaaloverzicht over de uren, bezetting en bijvoorbeeld het ziekteverzuim binnen de organisatie. Op zijn individuele dashboard heeft de manager via de MSS-faciliteit zicht op de urenverantwoording van de gehele organisatie. Hij stelt naar eigen inzicht rapportages samen over de bezettingsgraad, productieve uren, (ziekte)verzuim, inzet van inleners et cetera.
Actuele en volledige urenverantwoording
Onze registratie gaat verder dan alleen NAW- en verlofgegevens. Door de combinatie met tijdregistratie leveren onze e-HRM tools ook de actuele fysieke uren. Dit geeft op ieder moment een actuele en volledige urenverantwoording: de gewerkte uren compleet met overwerk en afwezigheden. En dat op je eigen dashboard!
