Je bent hier:

Klantverhalen: Atimo in de praktijk

Atimo realiseert voor iedere organisatie een passende oplossing op het gebied van urenmanagement. Dat kan omdat wij onze Time-Wize Experience WFM-urenmanagementsoftware in eigen beheer ontwikkelen. Hierdoor zijn we flexibel en kunnen we snel inspelen op nieuwe ontwikkelingen in de markt en wijzigingen in de wetgeving. Ook zijn we zo in staat om goed aan te sluiten bij de suggesties en ideeën van de eindgebruikers van Time-Wize Experience.

Door deze manier van werken hebben wij al veel organisaties verder kunnen helpen met onze softwareoplossingen. Daar zijn wij trots op. Nu kunnen we zelf gaan vertellen hoe onze innovatieve systemen zorgen voor verbeteringen van bedrijfsprocessen rondom de arbeidstijd. Het is natuurlijk beter als de gebruikers dat zelf doen. Daarom vroegen we een aantal van onze klanten naar hun ervaringen met onze applicatie. Zij doen hun verhaal in onderstaande klantverhalen:

Logo_CoffeeFresh
Rubber resources
Luiten Vleeswaren
Coldenhove Papier
Thetford
Coffee Fresh

“De handmatige registratie was te arbeidsintensief en de kans op fouten te groot.”

Koffie is onmisbaar op de werkvloer. Niet alleen om de aandacht erbij te houden, maar ook voornamelijk omdat het een belangrijke rol speelt bij de sociale interactie op kantoor. Coffee Fresh begrijpt dit als geen ander. Zij zijn dé totaalleverancier voor de koffievoorziening op de zakelijke markt en spelen erg goed in op de beleving van de klant. Dit is gelijk te merken wanneer je binnenkomt bij één van hun showrooms. Alles draait om lekkere koffie en persoonlijk advies. Op de locaties in Drempt, Enschede en Breukelen wordt de tijdregistratie van Atimo ingezet om overzicht te houden in processen rondom arbeidstijd en om medewerkers inzicht te geven in hun arbeidsuren.

Auto_CoffeeFresh_Showroom

Persoonlijk, betrokken, verantwoord en duurzaam
De communicatie en marketing medewerkster Hanneke Perik vertelt meer over de werkwijze van Coffee Fresh: “Persoonlijk contact is bij Coffee Fresh erg belangrijk. Bij ons ben je geen nummer, je wordt persoonlijk benaderd en houdt ook contact met dezelfde contactpersoon. De medewerkers van de organisatie spelen daarbij een grote rol. Ze zijn het gezicht van het bedrijf en zijn vaak al tientallen jaren in dienst. Hierdoor beschikken ze over een schat aan kennis en ervaring waardoor zij de kwaliteit kunnen bieden die verwacht wordt.”

Coffee Fresh is naast persoonlijk en betrokken ook verantwoord en duurzaam. Er werken mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt in het magazijn en ze zoeken nadrukkelijk de samenwerking op met sociale werkplaatsen die werk verrichten bij diverse klanten. Coffee Fresh is ervan overtuigd dat iedereen een kans in de maatschappij verdient. Verder verkopen ze Fairtrade koffie om voor boeren een verschil te kunnen maken.

CoffeeFresh_Magazijn

Groei medewerkers
Het aantal medewerkers bij Coffee Fresh is door de jaren heen flink gegroeid. Het overzicht van gegevens rondom arbeidstijden was daardoor steeds verder te zoeken. Financieel manager Edwin van Londen vertelt: “De begin- en eindtijd werden handmatig door de medewerkers opgeschreven bij de personeelsingang en -uitgang en deze gegevens werden verwerkt in Excel. De handmatige registratie was te arbeidsintensief en de kans op fouten te groot.” Als financieel manager van Coffee Fresh heeft Edwin onder andere de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op naleving van rechten en plichten van de organisatie en op de urenregistratie. Twaalf jaar geleden startte hij al de zoektocht naar een geschikt tijdregistratiesysteem en in 2013 werd de knoop doorgehakt: Coffee Fresh ging werken met Time-Wize van Atimo. Het doel hiervan is tijdbesparing, minder fouten, minder fraudegevoeligheid, betere rapportages, de koppeling naar salarisadministratie en een real-time overzicht van aan- en afwezigheid.

Gebruik Time-Wize
Coffee Fresh maakt gebruik van de basismodule. “Er was behoefte aan meer inzicht in de arbeidstijden van onze medewerkers. De administratie is vereenvoudigd en iedereen heeft inzicht in zijn eigen gegevens. Echter is het voor chauffeurs af en toe wel lastig om de vakantie-uren op dezelfde manier bij te houden, omdat zij veel onderweg zijn. Bij hun gaat het aanvragen van bijvoorbeeld verlof toch snel nog mondeling.” legt Edwin uit. “De begin- en eindtijden van de monteurs worden door een koppeling met Finas (ERP) bijgehouden, hiermee wordt geregistreerd wanneer de monteur start en stopt met rijden. Deze tijden worden geïmporteerd in het systeem van Atimo.”

CoffeeFresh_Klok

Een kleinere administratie afdeling
Het gebruik van Time-Wize bespaart de afdeling administratie heel wat tijd. “De medewerkers hebben nu zelf inzicht in vrije dagen, overuren en tijd voor tijd. De afdeling administratie is door het gebruik van de software minder tijd kwijt en mede daardoor is deze afdeling kleiner geworden.” aldus Edwin.

Als optimaliseringspunten benoemt hij dat Coffee Fresh graag gebruik zou maken van een iPhone app en van een integratie met Outlook (Exchange). De specialisten van Atimo pakken deze punten op, zij werken continue aan nieuwe functionaliteiten voor onze Time-Wize software. Onze Android app is sinds afgelopen jaar al wel in de Playstore te vinden. Naast deze toevoegingen is Coffee Fresh erg tevreden over het systeem van Atimo. “Wij geven de software een 8. We kunnen het aanraden.”

Zoals de slogan van Coffee Fresh luidt is het “tijd voor koffie”, maar dan wel geregistreerde tijd. Geen fan van koffie? Coffee Fresh heeft ook theedrinkers genoeg te bieden!

Logo_CoffeeFresh

Coffee Fresh heeft een rijke historie die in de jaren ’20 van de vorige eeuw begon met de handel in koloniale waren. 92 jaar later is Coffee Fresh uitgegroeid tot een landelijk opererende organisatie. Al 50 jaar levert Coffee Fresh koffieautomaten bij bedrijven. ‘De beste kop koffie op de werkvloer,’ daar staat Coffee Fresh voor. Automaten, ingrediënten en snelle technische service zijn de speerpunten.

Coffee Fresh heeft drie eigen vestigingen met showrooms in Drempt, Enschede en Breukelen en twee partners in Echt en Dordrecht. Hier kun je het grote aanbod professionele koffieautomaten bekijken en krijg je onder het genot van een kop koffie persoonlijk advies en de verschillende koffiemelanges en variaties proeven.

Optiwa

“De beeldschermen zijn veruit de beste oplossing.”

Wanneer je bij Optiwa binnenkomt zie je naast apparatuur om fijnmechanische producten te bewerken wat opvallends. Overal hangen beeldschermen op de werkvloer. In totaal zijn er vijftig beeldschermen aanwezig waarop Time-Wize Experience wordt gebruikt, een aantal voorzien van touchscreen en andere conventioneel met toetsenbord en muis.

Urengestuurde organisatie
Eric van Bree, financieel eindverantwoordelijk voor Optiwa, regelt samen met zijn collega Pascal Schroijen de personeelszaken. Hierbij is urenregistratie een essentieel onderdeel, want Optiwa is een urengestuurde organisatie. “Ieder project wordt eigenlijk afgerekend op basis van het aantal uren dat eraan besteed wordt. Vandaar dat wij daar een hele sterke focus op hebben. We zetten zelf geen eigen product op de markt, maar alleen onze uren. Voor- en nacalculatie van uren zijn hierbij erg belangrijk.”

Voordat er gebruik werd gemaakt van een urenmanagementsysteem werd alle registratie door middel van briefjes bijgehouden. “We hadden een klappertje vol met briefjes. Wanneer een medewerker wat vroeg over zijn of haar uren moesten we alles doorbladeren en soms gegevens narekenen. Er werd teveel tijd besteed aan zoeken.”

Klantverhaal_Optiwa_2017_2

De omslag
Optiwa was al langere tijd bekend met Atimo. Het bedrijf maakte sinds 2002 gebruik van Tijdbeheer in combinatie met tijdregistratieterminals met barcodescanners en zette in 2014 de stap om Time-Wize Experience uit te proberen. “Ik vroeg aan een van de oudste medewerkers bij de machines om Time-Wize Experience te testen door gebruik te maken van een scherm. Na een week zegt hij tegen mij: dat moet je voor iedereen doen. En toen was voor mij eigenlijk al gelijk duidelijk: dan ga ik dat doen! Dan ga ik de andere boekingsterminals opruimen en gaan we ervoor.”

De reactie van het personeel was uiteenlopend. “Bepaalde medewerkers waren nieuwsgierig. Zij gingen ook echt vragen: wanneer krijg ik mijn scherm? Anderen bleven zich lange tijd vasthouden aan de oude structuur. Dit was een proces dat tijd nodig had.”

Optiwa maakt op dit moment gebruik van order-, tijd- verlof- en aantallenregistratie. “Aantallenregistratie is echt nieuw voor ons; dit was een wens van de directeur. We deden eerder alles op basis van tijd. Als iemand over zijn tijd heen was, gingen wij er vanuit dat de order klaar was terwijl dit toch niet altijd zo bleek te zijn. Iedereen geeft nu door hoeveel producten er af zijn. De aantallenregistratie was een hele zware omslag binnen het bedrijf. Iedereen voelde zich behoorlijk gecontroleerd, maar praktisch gezien is daar eigenlijk nooit sprake van. Er ligt misschien alleen iets meer nadruk op, maar wanneer een klant er naar vraagt kunnen wij nu wel precies zien hoever wij zijn.”

Overzicht door de juiste koppelingen
Time-Wize Experience is gekoppeld met het ERP-systeem Glovia. Vanuit dit ERP-systeem worden de gegevens over de orders geïmporteerd. Vanuit Time-Wize Experience worden de uren, aantallen en gereedmeldingen geëxporteerd. Voor rapportages wordt gebruik gemaakt van Business Objects om gegevens voor het management te presenteren.

Met de gegevens die Optiwa uit de verschillende systemen kan halen, creëren zij zelf een Red Yellow Blue overzicht. Hierin wordt overzichtelijk met behulp van kleuren het productieproces bijgehouden. “Het geeft eigenlijk ieder moment van de dag een snapshot van de werkvloer. Wie is waar mee bezig en hoeveel tijd en producten heb ik al. Dit overzicht is mogelijk doordat we nu op de goede manier met de data omgaan.”

Touchscreen beeldschermen
Door een tekort aan bekabeling besloot Eric om Time-Wize Experience op tablets te gebruiken. Echter bleek dit in de praktijk niet de ideale oplossing te zijn. Het beeldscherm is te klein en de wifi is bij het bedrijf niet stabiel genoeg. Op deze manier kon het systeem niet snel en goed ingezet worden en zochten de medewerkers wanneer ze de kans hadden toch een computer op.

Er is daarom gewerkt aan de bekabeling en gekozen voor het gebruik van beeldschermen met touchscreen. Ook zijn er na wens van enkele medewerkers enige schermen met een muis en toetsenbord aanwezig. De touchscreen beeldschermen zijn een goede oplossing op plekken bij machines waar geen ruimte is voor een toetsenbord. “Én,” geeft Eric aan “we zijn goedkoper uit dan met de tablets.”

Personeelszaken veel efficiënter
Eric is van mening dat de afdeling personeelszaken nu veel efficiënter kan werken dan voor de introductie van Time-Wize Experience. “Ik geef Time-Wize Experience en Atimo een 9. Wij zijn er echt op vooruit gegaan. We zijn het hele bedrijf zo stap voor stap toch de digitale wereld in aan het trekken. Je bent aan het begin ergens mee bezig waarvan je niet weet hoe dat gaat lopen. Je komt dingen tegen die wel en niet werken waardoor je soms even vastloopt zoals bijvoorbeeld bij de tablets. Voor sommigen in het bedrijf was het wennen, maar ik vind het mooi dat je ook oudere mensen er toch in mee kan krijgen doordat het systeem laagdrempelig is. Op een gegeven moment viel het allemaal een beetje op zijn plek. De beeldschermen zijn veruit de beste oplossing. Het is een keer investeren, maar we hebben hiermee veel problemen getackeld.”

Optiwa maakt onderdeel uit van Frencken Europe en er werken 80 medewerkers. Het is een fijnmechanisch metaalbewerkingsbedrijf met hoogwaardige producten. Met hun machines kunnen ze allerlei producten maken die aan klant specifieke eisen voldoen. De klant stuurt een tekening op en Optiwa kan dit maken mits het binnen bepaalde afmeting valt, want ze werken met handzame producten. De orders die Optiwa aanneemt komen uit allerlei verschillende branches.

Optiwa heeft dit jaar de Smart Manufacturing Award district Limburg gewonnen.

Gunnebo

“Koppeling HRM- en tijdsregistratiesysteem maakt inkloppen dubbele gegevens overbodig.”

Prinsys

Bij een van de twee Nederlandse vestigingen in Doetinchem werken 300 medewerkers, waarvan circa 180 uitzendkrachten. Niet voor niets zijn een goed HRM-systeem en een tijdsregistratiesysteem onontbeerlijk om alles op het vlak van HRM in goede banen te leiden. Anne Venzke is HRM administrator. In deze rol is zij verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie. Venzke vertelt: ‘Ruim vier jaar geleden hebben we ervoor gekozen om Prinsys in gebruik te nemen. Voorheen werden er op tal van plekken binnen de organisatie diverse Excel-lijstjes opgeslagen. Met de komst van Prinsys werden al deze lijsten gecentraliseerd.’
Maar waarom viel de keuze van Gunnebo op Prinsys? Venzke legt uit: ‘Prinsys leek ons gebruiksvriendelijk. Daarbij biedt het HRM-systeem veel mogelijkheden. Daarnaast vinden we servicegerichtheid heel belangrijk. Iets dat Kennys, het bedrijf achter Prinsys, ons beloofde te bieden.’ In de praktijk bleek Prinsys helemaal aan de verwachtingen te voldoen. ‘Ook het systeem wijst zich vanzelf. En als er vragen zijn, dan wordt er zeer snel actie ondernomen. Toen we vroegen of er een koppeling kon worden gemaakt met een nieuw tijdsregistratiesysteem, adviseerde Kennys ons Time-Wize Experience van Atimo.’

Time-Wize Experience

Atimo is een Nederlands bedrijf. Time-Wize Experience zorgt voor betrouwbare managementinformatie over de arbeidstijd en de daarmee samenhangende kosten. Maar met Time-Wize Experience kan meer dan alleen tijd worden geregistreerd. De geregistreerde tijd kan worden uitgesplitst en deze input kan worden gebruikt voor andere toepassingen, zoals de salarisverwerking, financiële boekhouding, project- of orderadministratie. Samen met Kennys en Atimo is Gunnebo een kijkje gaan nemen bij verschillende bedrijven die Time-Wize Experience reeds in gebruik hadden. ‘We waren verrast door zo veel openheid. We kregen zelfs de kans om met de gebruikers te spreken. Het feit dat Atimo, net als Kennys, zeer servicegericht is, was de doorslaggevende factor. Daarnaast speelde de mogelijkheid om Prinsys aan Time-Wize Experience te koppelen een grote rol.’

Koppeling HRM-systeem en tijdregistratiesysteem

Sinds de implementatie van Time-Wize Experience kunnen medewerkers met behulp van een druppel in- en uitklokken. ‘De lange rijen zijn voorgoed verleden tijd. Daarbij zorgt het systeem dat ons, op de HRM-afdeling en salarisadministratie, heel veel werk uit handen wordt genomen. Zo rekent het systeem automatisch uit óf en hoeveel verlofuren iemand nog heeft bijvoorbeeld. Alles is gesynchroniseerd, waarbij Prinsys leidend is voor de personeelsmutaties en Time-Wize Experience voor de urenboekingen. Ook een ziekmelding van een medewerker in Prinsys wordt automatisch doorverwerkt naar Time-Wize Experience. Dat geldt ook voor indiensttredingen. Er hoeven dus geen dubbele gegevens ingeklopt te worden.’

‘Een dikke 9’

De gebruikersdagen van Kennys worden door Venzke enorm gewaardeerd. ‘De gebruikersdagen stellen ons in staat om met andere vakgenoten te sparren. Wat doen zij op gebied van automatisering? En welke functionaliteiten hebben zij in gebruik? Daarnaast is er altijd volop gelegenheid om vragen te stellen. Tijdens deze dagen wordt alles keurig genotuleerd en wordt echt naar ons geluisterd.’ Ook met Time-Wize Experience van Atimo is het bedrijf zeer tevreden. ‘Al met al zouden we zowel Prinsys als Atimo daarom een dikke 9 geven’, aldus Venzke.

Gunnebo heeft jarenlange ervaring als het gaat om beveiligingsproducten en -oplossingen, gericht op onder meer brandkasten en kluizen, geldbeheer, ingangsbeveiliging en elektronische beveiliging voor banken. Binnen en buiten onze landsgrenzen. Want Gunnebo is in meer dan 30 landen actief.

Global Food Group

“We behalen efficiency met deze software, je hebt meer inzicht en ik denk zelfs dat we een kostenbesparing hebben gerealiseerd.”

Je staat er niet zo bij stil maar in heel veel producten zitten eieren. Denk aan pasta, shampoo, make-up en ook aan het gekookte eitje bij je ontbijt en aan alles wat gepaneerd is. De eierproductmarkt is gigantisch en Global Food Group is daar een belangrijke speler. Deze internationale producent en distributeur van eieren en eiproducten heeft eigen chauffeurs in dienst voor het gros van het bulkvervoer. Deze mannen rijden in Nederland, Duitsland, Engeland, Frankijk, Denemarken en Italië en brengen de grondstofproducten veilig en verantwoord bij de klant. Sinds het najaar van 2015 gebruiken zij de webapp van Atimo om hun uren snel en accuraat te registreren. Daarbij worden hun vergoedingen automatisch berekend. Dat is wel zo overzichtelijk.

Automatiseren tijdregistratie

Piet Scholten is controller bij Global Food Group: “Het gaat goed met het bedrijf. We zijn de afgelopen jaren heel hard gegroeid, veel harder dan wie ook had gedacht. Deze groei was de aanleiding om te doen wat we hebben gedaan. We hadden overal stempelkaarten liggen en die moesten van vier locaties handmatig opgeteld worden. En waar was die? En waar was die? Als je 20 man hebt, is dat nog wel leuk maar als je er 100 hebt niet meer. Alles gebeurde handmatig en in Excelletjes, plusjes en minnetjes en weer een ander Excelletje voor je verlofregistratie en de saldibepaling. Ik kom uit de ict en wil simpelweg op een knop kunnen drukken en daarmee moet het er staan. Het heeft aardig wat voeten in de aarde gehad. We zijn denk ik toch wel anderhalf jaar bezig geweest voordat het draaide zoals wij dat wilden. Dat lag echter geheel bij ons, omdat er uit zoveel hoeken en gaten informatie moest komen die we gewoon niet goed voor elkaar hadden om te komen tot waar we nu staan. Nu weten we wat we willen en kunnen we de informatie gewoon iedere dag bekijken. Margo en Denise hebben, met de hulp en ondersteuning van Sander (Atimo consultant), het helemaal ingericht bij ons.”

Op alle productielocaties wordt nu naar tevredenheid geklokt met Atimo. “Dat was de basisimplementatie. Toen zijn we in de loop van vorig jaar gaan kijken naar ‘wat doen de chauffeurs? Hoe krijgen die hun vergoedingen?’. Die waren eigenlijk ontevreden. Heel praktisch. Onze cao stamt uit 2012 en is daarna niet meer aangepast. Dat betekent dat chauffeurs op basis van historie hun kosten vergoed kregen. Bonnetje links, bonnetje rechts, wel eten, niet eten, met een biertje, zonder biertje. Ja daar wilde ik van af. We hebben de belastingdienst gevraagd of we onze chauffeurs mochten gaan belonen conform de transport cao en dat was akkoord op basis van het gelijkheidsbeginsel. Toen hebben we alle chauffeurs naar de transport cao overgezet en zijn we gaan zorgen dat vanuit de software die vergoedingen correct worden berekend. Zo zijn wij van alle kashandelingen af, we hebben geen declaraties meer op een enkele bekeuring na in het buitenland of parkeergeld, en dat is het. De software berekent de dienstreis ook over meerdere dagen met de juiste toeslagen. Het geeft de chauffeurs heel veel duidelijkheid van ‘dit zijn je reistijden, dit zijn je vergoedingen.’ Iedereen krijgt het op dezelfde manier. Er is niet een oude afspraak meer. Dat geeft helderheid. Iedereen wordt op dezelfde manier behandeld en wij weten nu precies wat de uren waren en voor de rest klaar.”

Periode-overzicht tijdregistratie chauffeur (klik op afbeelding voor een vergrote weergave)

Duidelijkheid in de app

Iedere vrachtauto heeft een vaste Apple iPhone waarop de chauffeur inlogt en zijn tijdboekingen maakt: “De iPhones werken heel mooi met de beveiliging van data en het wegzetten van data in de cloud. Atimo heeft hiervoor echter nog geen (native) app dus werken we nu met de tussenoplossing: de webapp. Het benaderen hiervan vanaf de smartphone gaat snel. Daar is alles zichtbaar. Op het inlogscherm staan de blokjes onder elkaar: home, afwezigheid, berichten, webklok en saldo. Bij saldo kan je snel zien: wat zijn mijn vakantieuren op dit moment, wat is mijn atv en wat is eventueel tijd voor tijd (tvt)? Alles wat je aan verlofaanvragen hebt ingeleverd, is al verwerkt in de software.

Chauffeur Math van den Boogaert vertelt dat het wel snel wende. “In het begin was het gebruik even lastig en had je de administratie vaak aan de telefoon. Nu is dat nog een keer in de twee of drie weken. Wanneer je niet terug hebt ingeklokt met dienstreis na een pauze of zo, omdat je het vergeten bent of geen verbinding had met het internet. Als je geen bereik hebt, heb je een probleem. Je kunt geen pauze afmelden of wat ook. Als ik zie dat ie hem niet gepakt heeft, klok ik als ik opnieuw ga rijden alsnog een half uur pauze die ik in feite van tevoren gehad heb. Wij kunnen de software van de boordcomputers vergelijken met Time-Wize Experience en nu krijg je daar verschillen. Dat wil je niet. Dan zegt de boordcomputer ‘hij heeft daar gereden’ maar ik heb pauze gehad en dat kan niet dus moet je nog een keer bellen. Dat vind ik het vervelendst, dus daar is nog wel een slag te maken.”

Nog meer efficiency en daarmee besparingen

Piet geeft aan dat zodra de (native) app van Atimo er is voor de iPhone* dat die er echt wel komt bij Global Food Group: “Dat geeft gewoon gemak. Je kunt alles klaar zetten en doorgaan met je werk. Op het moment dat je verbinding hebt, gaat ie synchroniseren. Hij onthoudt de tijd waarop je de boeking hebt gemaakt en stuurt de info door als je internetverbinding hebt. De software werkt nu gewoon goed. Die willen we verder gaan uitbreiden met een soort van controlemechanisme. In principe gaan al onze chauffeurs naar vaste klanten. We willen die klanten definiëren in Time-Wize Experience als bijvoorbeeld kostenplaats met een standaard reistijd zodat je in principe voor- en nacalculatorisch al kunt gaan monitoren wat er gebeurt. Maar ik wil ook per klant weten wat de wachttijden zijn dus er komt bij de urensoorten een optie ‘wacht’ bij dadelijk. De chauffeurs kunnen uit een scrolmenu de klant selecteren en koppelen we elke regel aan de juiste klant. Op die manier kunnen wij weer iets met data-analyse gaan doen. De volgende stap is dat de chauffeurs hun declaraties van parkeergeld of zo kunnen scannen. Zo heb je dat direct in de app zitten en hoef je het niet meer handmatig toe te voegen. Maar ook dat zijn dingen daar moet je van zeggen ‘daar gaan we een projectje van maken’. En ik heb er nu voor gekozen eerst een half jaar rust. Even helemaal niets meer aanpassen want elke verandering is toch wennen.”

[Noot redactie: Wij hebben inmiddels de eerste stappen gezet voor het ontwikkelen van de native app voor de iPhone. Het streven is om de iOS app eind 2017 beschikbaar te stellen in de App store.]

Global Food Group

Global Food Group ontstond in 2010. De families Lemmers en Jacobs voegden hun activiteiten in de pluimveesector samen en startten een gezamenlijk bedrijf in Weert dat volledig is toegespitst op de productie van eiproducten die als halffabricaat worden geleverd aan de levensmiddelenindustrie. Het bedrijf is gespecialiseerd in vloeibare eiproducten in de vorm van eiwitten, eigeel, heelei en mengsels hiervan. Al dan niet met toevoegingen als zout of suiker. Sinds april 2016 is de familie Lemmers 100% eigenaar geworden van de Global Food Group.

Total

“Met de planning weet je van te voren al wat je uit gaat geven.”

Total, wie kent deze tankstations niet? Je komt ze overal tegen. Zeker weten dat je er wel eens hebt getankt. Of een lekker versgebakken broodje hebt gegeten onder het genot van een dampend kopje koffie in Café Bonjour. Ook kan het zijn dat je iets hebt gekocht voor onderweg in de goed gevulde shop. Voor de autorijder is het niet meer dan normaal dat hij bij Total snel geholpen wordt, zodat hij zijn reis kan vervolgen. Het is aan de manager van het tankstation om ervoor te zorgen dat aan deze verwachting wordt voldoen. Dat er voldoende mensen rond lopen om de gewenste service te bieden. Bij Total gebruiken ze hiervoor de planningstool van Atimo.

Snel zien of iedereen binnen budget zit

Dennis Zwiers stuurt als regiomanager (RSM) bij Total veertien tankstations aan: de Atimo software maakt het voor mij als RSM-er makkelijker. Ik bekijk iedere maand wat er aan uren is. Ieder tankstation heeft een budget en iedere maand kijk ik of iedereen binnen budget is gebleven. Ik zie snel wat er gebruikt is aan uren, wat eventueel de overschrijding is of wat we eronder zitten. Voor mij is de situatie met deze software honderd procent verbeterd ten opzichte van hoe het was. Als je ziet hoeveel tijd mij dat scheelt, dat ik het kan overslaan om voor 100-zoveel mensen alles één voor één na te tellen. Ik kreeg voorheen al die dienststaten thuisgestuurd. Moesten we postzegels plakken, dikke enveloppen. Dat moest allemaal verstuurd worden. Moest ik op de post wachten tot het aan kwam. Op dat moment zit je al een week in de volgende maand. Als er bij de post iets mis gaat, ben je ze kwijt. Nu heb je de eerste van de maand eigenlijk al je gegevens al. Ik hoef de uren per medewerker niet meer één voor één uit te rekenen. Je loopt ze natuurlijk nog wel na. Dat is echter wel veel makkelijker want dat staat gewoon voor je neus. Dat zie je allemaal digitaal. Bovendien heb ik geen stapel met papieren meer op mijn kantoor thuis. Als ik in Time-Wize Experience een vinkje ter akkoord heb gegeven, hebben ze bij HRM ook meteen alles al. Dat scheelt dat zij de gegevens zelf moeten ingeven. Dus er zijn heel veel slagen gemaakt, qua tijd. En Roy als stationsmanager hoeft niet meer voor iedere persoon de dienst daar op te schrijven, zoals hij dat voorheen wel moest.”

Roy beaamt dat de software van Atimo heel veel werk uit handen neemt: “Je hoeft niets na te rekenen of na te kijken. Je kunt als je de planning erin hebt zitten precies zien of je binnen de budgetten blijft. Dat dat het meest optimale is. Ik vind de planning makkelijk omdat dan de uren gelinkt zijn aan iemand die klokt.” Hij voegt hieraan toe dat “het grote voordeel hierbij is dat je niet kan frauderen omdat je met je vinger moet inklokken. Mensen kunnen niet voor elkaar klokken, zoals dat wel bij pasjes kan. En toen mensen nog niet hoefden te klokken, was het makkelijker om laat te beginnen of eerder weg te gaan. We zien nu in Time-Wize Experience of iemand eerder uitklokt of te laat in.”

Klantverhalen - Total tijdregistratie

(Nog) meer inzicht

Al met al zijn ze het er roerend over eens dat Time-Wize Experience een hoop werk bespaart en al een stuk meer inzicht geeft. Zo zie je met het planningsbudget precies of je binnen de planning blijft en kun je daarop sturen. Dennis maakt de vergelijking met Excel: “Je kunt in de planningssoftware precies zien wat welke medewerker doet qua taak. Dat is goed. En dat je de uren kunt zien, wat je besteedt in de maand. De planning geeft je een beeld van ‘wat gebruik je deze maand’. En dat heb je natuurlijk niet in een Excel-overzicht. Daar kan ik niet zien van hoeveel uren en of ik binnen mijn budget zit.”

Total is net als veel andere organisaties continue bezig met het optimaliseren van processen. Dennis: “Je bent begonnen met de basis tijdregistratie en inmiddels zijn we al naar een planning, waar je heel makkelijk van tevoren kunt zien hoe en wat. Je gaat natuurlijk steeds verder daarin door. Omdat je het nu allemaal ziet staan, heb je een beter vergelijk tussen stations. Je kunt dingen veel makkelijker overzien. Ik doe hier wel eens de vergelijking met andere rijksweglocaties, zo van ‘waarom kunnen op de ene deze diensten gedraaid worden? Waarom heeft die andere meer uren nodig? En andersom?’ Je hebt heel goed vergelijkingsmateriaal. En ik heb het meteen inzichtelijk thuis, daar kan ik ze allemaal tegelijk bekijken. Ik kan gewoon van de ene naar de andere wandelen en zien ‘wat gebruikt de een? Wat gebruikt de ander?’. Heel inzichtelijk.” *

Maar er valt zeker nog wel wat te halen. Zo zou het prettig zijn als het systeem direct alle gewerkte uren op de locatie laat zien: “Als iemand – zoals in dit geval Roy – werkt op meerdere locaties. Hij is de manager hier op station Oudegein langs de rijksweg maar doet tevens in Nieuwegein het station en in Vianen. Hij staat geboekt op Oudegein – dit is zijn basis tankstation – maar klokt hij nou in op Vinkenswaard of bij het andere station in Nieuwegein, dan blijven zijn uren als het ware hier op Oudegein in het systeem staan. Als je een uitdraai aan het eind van de maand doet, staan daarin de uren van Roy allemaal op Oudegein, in plaats van verspreid over drie locaties. Hij kan dus wel overal klokken op die locaties en je kunt erop plannen, maar dat onderscheid zie je niet terug in Time-Wize Experience zelf.” [Noot redactie: Binnen Time-Wize Experience is te bepalen wie welke rapportages mag benaderen. Het kan in overleg met het hoofdkantoor zo ingericht worden dat het hier besproken rapport beschikbaar komt voor de RSM en/of de stationsmanager.]

In Nederland heeft Total ruim 350 tankstations, waaronder 26 rijkswegstations. Bij ieder tankstation kun je rekenen op de topservice van Total. Dat betekent professionaliteit, producten van topkwaliteit, aantrekkelijke acties, schone faciliteiten en uitstekende service.

Intratuin Duiven

“Met de slag naar de planning kunnen we vooruit kijken.”

De flexibiliteit van het systeem. Die loopt als een rode draad door het enthousiaste verhaal van Theo Kooy, hoofd automatisering bij Intratuin Duiven. “Je denkt bij het inrichten van Time-Wize Experience dat je alles hebt gehad dat voor kan komen qua uren of combinaties daarvan op de werkvloer en dan ineens duikt er een mogelijkheid op die je nooit had bedacht. Gelukkig biedt het systeem de flexibiliteit om dat op te pakken.”

Uren koppelen aan omzet

“Zo zaten we in het begin met de pauzeblokken. Medewerkers hebben een kwartier pauze maar moeten soms best een stuk lopen naar de kantine. Hoe ga je daarmee om? Het werd standaard een kwartier pauze met een uitloop van 5 minuten. Wat er in de praktijk gebeurde, was dat medewerkers die tijdens de pauze weer de vloer werden opgeroepen hun pauze niet meer afmaakten op een later moment. Zij leverden pauzeminuten in, terwijl ze eigenlijk het bedrijf een doel dienden door een klant te gaan helpen in hun pauze. Er kwam in overleg met de OR een nieuwe regel: geklokte tijd is pauze. En bouwden we de formules om, zodat de gewerkte tijd goed op de lijsten komt te staan.” Belangrijke informatie om te hebben, als je wilt weten of de afdeling rendabel is ten opzichte van de uren die er gedraaid worden. “We kijken hierbij naar de inkoop, de omzet, de brutowinst daarin, gekoppeld aan de uren per kostenplaats. Die gegevens gebruiken we om actief op te sturen.”

Klantverhalen - Intatruin Duiven tijdregistratie

Planning is werkelijkheid

Op basis van de tijdregistratie heeft Intratuin Duiven nu meer inzicht in het urenproces. Maar ze willen meer. “We willen vooruit kunnen kijken. Tijdregistratie is achteraf, daarop kan je niet meer sturen. Wat we eigenlijk willen weten is: wat doe je vooraf? Hoe zet je de medewerkers zo optimaal mogelijk in? Wij kijken in onze planning daarom naar de bezetting van vorig jaar. Wat hadden we toen rondlopen op de vloer? En wat was de omzet? Hierbij speelt het weer een belangrijke rol. Vooral in het voorjaar heeft dit grote invloed op wat er gebeurt in de winkel. Als het vorig jaar rond deze tijd maar 5-10 graden was en het wordt nu ineens 20 graden, dan verkopen we veel meer. Je moet op dat moment wel je mensen hebben staan. Zeker op zondag is het in verband met de compensatie-uren belangrijk dat je daar goed naar kijkt. Deze wens bespraken we met Atimo. Zij hebben een weer-functie ingebouwd in de planningsmodule. Wij kunnen daarin zien wat voor weer het vorig jaar was in de te plannen week.”

Dwarsverbanden leggen

Bij Intratuin Duiven werkt nu een aantal afdelingshoofden met de planning. De ervaringen zijn positief, het pakket werkt goed en snel. Over een half jaar moeten alle afdelingshoofden over zijn, in totaal zo’n 10 afdelingshoofden. Het is een groeiproces: “Wat willen we eigenlijk, hoe gaan we dat doen? We stellen het steeds bij. Daarbij merk ik dat het belangrijk is dat je draagvlak hebt op de werkvloer. De mensen zijn verknocht aan Excel en zeggen van ‘dat gaat sneller’. Dat kan wel zo zijn, maar je weet totaal niet wat er onderhuids gebeurt. Wat zijn de gevolgen van jouw planning in het geheel? Als ieder zijn eigen Excel-sheetje heeft, zie je niet wat andere collega’s doen. Je plant iemand in van een andere afdeling en die medewerker blijkt dan ineens vakantie te hebben.”

Verder ontwikkelen

Na de planning wil Theo nog andere zaken in het pakket oppakken. “Ik ga bekijken of we kunnen overgaan op de webtoepassing. Die biedt zeker een aanvulling op het geheel. Medewerkers kunnen via de portal zelf hun vrije dagen inzien of verlof aanvragen. Dat maakt dat ze veel meer zelfvoorzienend zijn.” En omdat hij écht gelooft in de flexibiliteit van Time-Wize Experience is er daarna wat Theo betreft nog een vervolg: “We hebben van alle medewerkers de persoonsgegevens in Time-Wize Experience staan en willen hiervan een van onze basispakketten maken. Daarom hebben we aan Atimo gevraagd of het in de software mogelijk is aan de persoon bepaalde documenten te koppelen, zoals verslagen van functioneringsgesprekken. Zodat dat dossier niet meer in een la ligt. Het zou mooi zijn als we dat met een paar kleine toevoegingen voor elkaar kunnen krijgen!”

Intratuin is een levendige organisatie, waarin praktijkervaring en specialistische kennis elkaar versterken. Een hecht verband van zelfstandige ondernemers en beroepskrachten die met elkaar hard aan de weg timmeren. Intratuin is niet voor niets marktleider, met een naamsbekendheid van bijna honderd procent. Bij Intratuin Duiven werken 150 medewerkers. Deze vestiging is qua oppervlakte de tweede van Nederland.

Bribus Keukens

“Je kunt het maken zoals je het hebben wilt. Dat vind ik het voordeel van dit systeem.”

De aankoop van Time-Wize Experience die heeft hij niet gedaan. Wel was Jeroen Bluiminck, personeelsfunctionaris bij Bribus BV, in 2002 volledig betrokken bij de implementatie van het pakket. Hij maakte het oude systeem met de tijdrovende stempelkaarten nog net mee. Jeroen kan uit eigen ervaring vertellen dat het er met de komst van Time-Wize Experience een stuk eenvoudiger op geworden is: “Ik haal hier met gemak de complete urenregistratie ten behoeve van de salarisverwerking uit. Net als interne sturingsinformatie, zoals de overzichten van overuren. Hoeveel zijn er gemaakt, hoeveel is er opgebouwd en uitbetaald. Het bevestigt wat je eigenlijk al weet.”

Perfecte ondersteuning

Jeroen is zeer te spreken over de ondersteuning bij het gebruik van het systeem. Al vanaf de implementatie: “Jullie consultant, Arno Vos, heeft toen voor ons de roosters en lijsten gemaakt. Wij zijn daarna een keertje op training geweest en vanuit daar zijn we verder gaan werken. Ik ben uitermate te spreken over Arno. Hij heeft verstand van het pakket, weet wat hij doet, dat kun je absoluut merken. Zo zijn we laatst overgestapt van het berekenen van overuren op dagbasis naar weekbasis. Arno heeft daar een formule voor gemaakt. Dat het met een kleine aanpassing gewoon werkt, dat vind ik mooi. Je levert de juiste informatie aan en het wordt geregeld. Het pakket is gebruikersvriendelijk. Het werkt makkelijk en eenvoudig. Als ik er een veld bij wil of iets er af, kan dat. Het is een standaard pakket dat op maat gemaakt is.” Het idee dat ze druk zijn bij de Atimo helpdesk, dat heeft Jeroen wel, maar: “De terugkoppeling daarover is goed, dus dat accepteer je. En als ze ergens aan beginnen, maken ze het af. Dat gaat perfect. Als je ergens tegen aan loopt, wordt het opgelost. Van mij krijgen ze een 9.”

Klantverhalen - Bribus Keukens tijdregistratie

Online uren schrijven

Bij het zusterbedrijf Bribus Extra BV werken verschillende monteurs die de ‘hele dag buiten zijn’. Om hun uren te kunnen registreren, stapte Bribus vorig jaar over op de webtoepassing. Hiermee klokken nu de medewerkers in die vanuit huis werken, maar de buitendienstmedewerkers nog niet. Dat heeft voornamelijk te maken met het bereik: “Omdat de native app voor op de smartphone nog in de ontwikkelfase is, zouden wij de webapp gebruiken om het mobiele klokken via een internetpagina te laten lopen. De browser liep echter iedere keer vast. De schuld hiervan lag waarschijnlijk bij onze netwerkprovider. En een goed bereik is cruciaal voor de werking van een webapp. Daardoor konden de mensen niet goed klokken.” Ook was het vanuit company policy niet wenselijk om het internet volledig vrij te geven voor de medewerkers en deelden de monteurs één smartphone. Met als resultaat dat zij om de beurt moesten inloggen en uitloggen om uren te schrijven. Nu noteren de buitendienstmedewerkers onderweg de projecturen op lijsten die Jeroen vervolgens zelf inklopt in Time-Wize Experience. Zo kan hij de bestede uren per project in de gaten houden, maar: “Ik wil verder zoeken op dit Experience verhaal, om het goed draaiende te krijgen. Als die native app er eenmaal is, kunnen de monteurs die misschien op hun iPad gebruiken om online hun uren op projecten te schrijven.” [Noot van redactie: Inmiddels biedt Atimo een native app voor Android voor op de smartphone.]

Goed zicht op bezoekers

Bij Bribus draaide de pilot van de bezoekersregistratiemodule van Atimo én naar tevredenheid: “Deze gebruiken we trouw. De receptioniste maakt de badges aan. Dat doen wij voor de herkenbaarheid van de bezoeker en met name ook vanuit BHV-oogpunt. In de receptiemodule hebben we een lijst die we zo kunnen uitdraaien om te zien wie binnen is en wie buiten. Daarop kunnen we bij calamiteiten gemakkelijk de medewerkers en bezoekers afvinken.”

Bribus produceert en levert hoogwaardige en duurzame inbouw- en projectkeukens. Met een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding, ruime keuze en eigentijdse keukenontwerpen. Dit bedrijf uit Dinxperlo biedt een totaaloplossing voor alle projecten in de zakelijke woningmarkt, van huur tot koop en van stijlvol basic tot luxe keukens. In kleine en grote series, voor nieuwbouw en renovatieprojecten.

De Goudreinet

“Bij De Goudreinet is het werkrooster in Time-Wize voortaan leidend voor de verloning.”

Een centraal gestuurd bedrijf met 37 vestigingen moet van uur tot uur kunnen beschikken over adequate managementinformatie. De Goudreinet in Veenendaal heeft daarvoor de afgelopen jaren een grote automatiseringsslag gemaakt. Folkert Veenstra, hoofd Administratie, heeft deze – samen met directeur S.C. van Ravenswaaij – geleid.

Automatiseringsslag

Folkert Veenstra: “Toen ik hier 25 jaar geleden begon, waren er ongeveer twintig winkels en ging alles op papier. De medewerkers vulden werkurenspecificaties in en die werden elke dag doorgebeld. Later werd het ingesproken op het antwoordapparaat en nog weer later via de fax doorgestuurd.” De werkuren werden genoteerd op periodelijsten, verzameld op intiklijsten en vrije dagen op vakantiesaldolijsten en ten slotte nog een keer genoteerd voor de loonadministratie. “Alles werd vijf maal overgeschreven en vijf maal gecontroleerd.” Hoewel er steeds meer werd geautomatiseerd, veranderde de urenverwerking nauwelijks. In 2009 werd adviesbureau BDO ingeschakeld, omdat het management behoefte had aan betere informatie. Een van de problemen bleek te zijn dat de managementinformatie niet adequaat werd opgeleverd. De diverse informatiestromen naar en van de 37 winkels werden gestroomlijnd en Qlikview werd geïmplementeerd. De managementinformatie is nu met één druk op de knop beschikbaar.

klantverhalen - De Goudreinet tijdregistratie

37 maal

Vervolgens werden de urenregistratie en urenverwerking aangepakt. “Begin 2011 ben ik gaan zoeken naar een tijdregistratiesysteem voor de winkels”, vertelt Veenstra. “We wilden een systeem met eenvoudige bediening, waar veel informatie uit komt. De ervaring heeft ons geleerd dat je het beste kunt werken met één partij voor hard- en software en installatie én dat je een klik moet hebben met die partij. Atimo voldeed aan die vereisten. Bovendien kon Atimo een kleine, betaalbare klok leveren. Dat is belangrijk, omdat de ruimte in de winkels beperkt is en we de aanschafprijs met 37 moeten vermenigvuldigen!” In de winkels werken veel parttimers en naast de vaste medewerkers ook veel oproepkrachten. Iedereen kreeg een badge met daarbij een uitleg van de functietoetsen en in de zomer van 2011 is Time-Wize Experience in bedrijf genomen. Elk filiaal staat als aparte kostenplaats in het systeem en de uren worden per kostenplaats geregistreerd.

Volgende stap

Inmiddels is de volgende stap gezet: de koppeling van Time-Wize Experience met Lopac, het systeem voor de verloning. Dat betekent een grote verandering. Bij De Goudreinet is ook de module voor kostenplaatsplanning geïnstalleerd. Twee winkelbegeleiders stellen wekelijks het rooster voor de komende week op en stemmen het af met de filiaalleiders. “Het rooster is voortaan leidend voor de verloning. We controleren alleen nog de afwijkingen van het rooster, die we eventueel corrigeren of accorderen. Dat scheelt heel veel werk en het minimaliseert het risico op fouten. In plaats van vijf controles is één controle voldoende.” Veenstra en loonspecialist Marieke Budding stonden aanvankelijk huiverig tegenover deze stap, maar nu een testomgeving is geïnstalleerd en ze eerst kunnen experimenteren, hebben ze er alle vertrouwen in. “Bovendien is de ondersteuning van Atimo uitstekend. Er blijkt ook in de dagelijkse praktijk een goede klik te zijn en Atimo weet heel flexibel in te spelen op onze vragen en wensen.” Het management van De Goudreinet beschikt nu van uur tot uur over zeer gedetailleerde informatie.

In 1927 begon de heer S.C. van Ravenswaaij zijn handel in groenten en fruit. Zijn drie zoons hebben het bedrijf voortgezet en inmiddels is ook de derde generatie erbij betrokken. Het bedrijf bestaat nu uit de groothandel voor aardappelen, groenten en fruit (AGF) in Veenendaal, Ravex International en De Goudreinet. De Goudreinet is in de jaren ’70 ontstaan en is nu, met 37 winkels, de grootste AGF-keten in Nederland. Er zijn ruim 300 mensen in dienst.

Rubber Resources

“Er zit vooruitgang in de software, dus ik blijf het leuk vinden.”

Cheng Vermanen, ICT manager bij Rubber Resources, is een enthousiaste gebruiker van Time-Wize Experience. Zo enthousiast dat hij graag zijn ervaringen deelt als referent voor prospects van Atimo. “Wij zijn heel tevreden. Het systeem van Atimo is flexibel. Je kunt het naar je eigen organisatie inrichten. Bovendien combineren wij onze bedrijfsspecifieke cao met een regeling voor variabel werken. En dat loopt goed. Atimo is bovendien een prettige leverancier, waar de consultants goed meedenken.”

Altijd weten wie er in huis is

In het kader van het bedrijfsnoodplan moeten ze bij Rubber Resources altijd weten welke medewerkers aanwezig zijn in de fabriek. Ze moeten mensen kunnen tellen en afvinken op een evacuatielijst. Voorheen ging dat handmatig met een bord en dat werkte niet zo lekker. Soms kregen ze zelfs opmerkingen vanuit instanties, dat dat beter moest. Het werd tijd om dit te digitaliseren. Er ging ook veel tijd zitten in het handmatig en in Excel bijhouden van de verlof- en verzuimadministratie en de afstemming hierover tussen de verschillende afdelingen. Dus dit proces werd meegenomen in de automatiseringsslag. Net als de wens om variabele werktijden te faciliteren, met daaraan verbonden een objectieve meting van aanwezigheid. Dat laatste was belangrijk vanwege de wirwar aan roosters. “Het is anders niet bij te houden.”

Cheng ging op zoek naar een leverancier en vond er verschillende. Hiervan kwam Atimo als beste uit de bus. Naast de flexibiliteit qua inrichting, bleek Time-Wize Experience het meest gebruiksvriendelijk en was de prijsstelling goed. En er was een klik met de mensen van Atimo. “Heel belangrijk, want het is niet zo maar een product wat je koopt. Je moet jaren met elkaar verder. Onze consultant bij Atimo, Arno Vos, weet inmiddels precies hoe het werkt bij ons en dat is fijn.”

Klantverhalen - Rubber Resources tijdregistratie

Winst voor zowel werkgever als werknemer

Time-Wize Experience is het hart van het systeem. Cheng werkt er drie jaar mee. “Je moet van te voren wel goed nadenken over wat je wilt met het systeem. Wij hebben alle processen opnieuw doorlopen. Onze specifieke CAO in combinatie met variabel werken vroeg om een eigen reglement. Alles hebben we samen met Arno in Time-Wize Experience gebouwd. Daarna hebben we het systeem stapsgewijs ingevoerd.” Met Time-Wize Experience zijn de handmatige lijsten en de vele slagen in Excel verleden tijd en zijn de gegevens realtime beschikbaar. “We voorkomen een dubbele en handmatige invoer. Dat bespaart veel tijd. En we hebben geklokte pauzes. Dat scheelt uren. Het systeem heeft zich binnen één jaar terugverdiend. Bovendien is er met Time-Wize Experience meer uniformiteit in de uitvoering van de regelingen. Je weet waar je aan toe bent.” Het systeem is goed ontvangen door de ruim 80 medewerkers. Zij kunnen er prima mee uit de voeten en het variabel werken bevalt goed.

Voorbereid op de toekomst

Rubber Resources breidt het systeem langzaam uit. Vorig jaar stapten ze over naar de webtoepassing met Employee en Management Self Service. “We zijn er erg blij mee. Vroeger moesten we al die verlofkaarten verwerken. Het was een heel gedoe. Het ziekteverzuim was ook niet te berekenen. Nu hebben we realtime informatie en is het een kwestie van een druk op een knop. De software heeft een mooie look en feel. Het biedt tevens een hele goede interface en er komt steeds meer functionaliteit bij. Een goede ontwikkeling naar de toekomst. Wat wel handig zou zijn, is als Atimo bij iedere versiewisseling release notes mee geeft: Wat is er nieuw? Wat is er verbeterd? Dan kan ik als gebruiker bepalen of ik mee ga naar de nieuwe versie.”

Sinds kort gebruiken ze ook de locatieaanduidingsmodule. Hiermee kunnen ze precies zien wie waar aanwezig is. Handig omdat de medewerkers in verband met de komende verhuizing tijdelijk op twee locaties werken. In de pijplijn zit nog de toegangscontrole op de nieuwe locatie voor de medewerkers in combinatie met de bezoekersregistratiemodule. “Dan kunnen we alles vanuit één pakket aansturen.”

Rubber Resources, het voormalige Vredenstein, is specialist op het gebied van het volledig recyclen van rubber. Dit Maastrichtse bedrijf is in staat om schone afvalrubbers om te zetten naar een hoogwaardige nieuwe rubbergrondstof, voornamelijk voor de autobandenindustrie.

Luiten Vleeswaren

“Je kunt het oeverloos op maat laten maken, dat is het mooie aan Time-Wize Experience.”

Luiten… het verst in lekker! Luiten Vleeswaren bestaat volgend jaar 80 jaar. Als kleine slager begonnen, is Luiten langzaam groot gegroeid, vooral op het gebied van filet américain. Imiddels is Luiten toonaangevend producent van verse vleeswaren. Dagelijks vinden deze producten hun weg naar supermarktketens, groothandels, slicers, cateraars en andere klanten. Zowel in Nederland als daarbuiten. Luiten doet geen concessies aan smaak: lekker is leidend. Daarbij staat de kwaliteit van de producten voorop. Want niet lekker is altijd te duur. De foto’s in de gang geven een aardige indruk van het palet aan producten dat hier in Zoetermeer wordt gemaakt. Vandaag de dag werkt er zo’n 180 man bij Luiten, waarvan 137 in de productie. Samen staan ze garant voor de totale dienstverlening waarmee Luiten zich onderscheidt van andere aanbieders van verse vleeswaren.

Grip krijgen op overwerk

Bart van ’t Hooft is binnen Luiten verantwoordelijk voor HR. Strategisch bezig zijn, dat is waar het ook bij Luiten om draait. Vanuit HR een faciliterende rol spelen, zaken meetbaar maken. Bart noemt het ‘strategisch personeelsmanagement’: “Alles wat je met personeel doet, moet uiteindelijk de organisatiedoelen dienen. We willen groeien in het buitenland. Om prijstechnisch interessant te blijven voor de klant, moet je je interne kosten goed in de gaten houden. En personeel is een van de grote posten. Daarom wil ik goed kunnen zien waar de uren gemaakt worden. Meten is weten.” Zaken meetbaar maken, dat is voor Luiten een belangrijke reden voor het gebruik van Time-Wize Experience. “Het geeft inzicht, is een goed sturingsmiddel en levert zinvolle kengetallen.”

Luiten zet de tijdregistratie onder andere in als instrument om grip te krijgen op overwerk. “De basis van onze producten is vers, rauw vlees. Wat vandaag binnen komt, moet vandaag, uiterlijk morgen, verwerkt zijn. Daarna moet het de deur uit. Paul Verdiesen van Atimo heeft voor ons een rapport gemaakt, waarmee we op ieder moment van de dag inzicht hebben in overwerk. Ziet een afdelingschef dat hij bijna door het werk heen is en er zouden wat mensen naar huis kunnen, dan wordt het overzicht erbij gehaald. Welke medewerkers hebben al veel overuren staan? Dan mogen die naar huis en laat je mensen staan die wat minder hebben gewerkt.” Met het rapport van Paul in handen kunnen ze bij Luiten het personeel strategischer inzetten. En gaan ze dit jaar aanzienlijk minder overuren maken dan vorig jaar.

Klantverhalen - Luiten Vleeswaren tijdregistratie

Op maat in te richten

“Je kunt het oeverloos op maat maken”, dat is wat Bart betreft de kracht van Time-Wize Experience. “Er zijn veel aanbieders van tijdregistratie. Als je alleen maar wilt kunnen in- en uitklokken, kun je elders voor een heel eenvoudig goedkoper pakket terecht. Maar bij ons beginnen mensen de ene dag vroeg, de volgende dag laat. Er zit geen regelmaat in, het is afhankelijk van inkomend vlees. Die flexibiliteit moet je kunnen ondervangen in je tijdregistratiesysteem. Je moet het kunnen aanpassen aan de behoefte. Dat is het mooie aan de software van Atimo. Je kunt het op maat inrichten, rekening houdend met je CAO. Daarna heb je er geen omkijken meer naar. Paul denkt daarin goed mee. De responsetijd is altijd goed voor elkaar. Als ik bel, heb ik nooit het idee dat ik iemand lastig val. Er is ruimte om de mogelijkheden van het pakket te blijven verkennen.” Bart is zeer tevreden, ook al is Time-Wize Experience echt niet feilloos. “Het vergt ook zeker wel wat kennis. Maar als je die eenmaal hebt, wordt het echt leuk!”

Uitzendkrachten

Om flexibel te kunnen zijn, snel te kunnen schakelen bij drukte, werkt Luiten veel met uitzendkrachten. Deze medewerkers komen en gaan, zijn niet altijd herkenbaar. Dat liep niet altijd lekker. Er werd gesjoemeld met uren, kloksleutels en toegangscodes werden onderling doorgegeven. Om een sluitend systeem te krijgen, werkt Luiten nu met biometrie. Binnen voor de tijdregistratie, buiten voor de toegangscontrole. Met biometrie is de toegang niet alleen snel gegeven, maar ook zo weer ingetrokken. “Iemand die uit dienst gaat, wordt uit dienst gemeld in Time-Wize Experience en kan niet meer naar binnen. Zo hoort het ook te zijn”, aldus Bart.

Digitale verlofbriefjes

Na de biometrie volgt in januari de overstap naar de webtoepassing. Luiten wil daarmee de verlofbriefjes digitaliseren. Dit moet tijd opleveren, minder papier, en meer overzicht. Nu gaat het nog handmatig. “Voordeel is ook dat medewerkers straks zelf bij het doen van een aanvraag kunnen zien hoeveel mensen er van hun afdeling al vrij hebben of dat hebben aangevraagd. Dat gaat op volgorde van binnenkomst. Ze kunnen dus zelf al een inschatting maken of ze (te) laat zijn met hun aanvraag of niet. Dat is prettig.”

Luiten Vleeswaren

Luiten… het verst in lekker! Luiten Vleeswaren bestaat volgend jaar 80 jaar. Als kleine slager begonnen, is Luiten langzaam groot gegroeid, vooral op het gebied van filet américain. Imiddels is Luiten toonaangevend producent van verse vleeswaren. Vandaag de dag werkt er zo’n 180 man bij Luiten, waarvan 137 in de productie.

Coldenhove Papier

“Grote diversiteit aan uitzonderingen is makkelijk zelf in te voeren. Vanaf de eerste dag liep het perfect.”

Midden in het bos bij ‘papierdorp’ Eerbeek staat Coldenhove Papier, officieel W.A. Sanders Papierfabriek ‘Coldenhove’ B.V. Al 350 jaar wordt er op deze plaats papier gemaakt; eerst door een molenaarsfamilie en sinds 1924 door de families Sanders en Van Vreeswijk. Hoewel het eerste aanzien anders doet vermoeden, is Coldenhove Papier een ultramoderne papierfabriek, met hightech producten. Time Wize registreert er sinds 1 april 2011 de werktijden.

“De families Sanders en Van Vreeswijk zijn nog altijd aandeelhouders”, vertelt Derma Put, personeelsfunctionaris. “Coldenhove is dus een echt familiebedrijf. Dat kenmerkt ook de sfeer: gemoedelijk en open, met veel aandacht voor de medewerkers. Het volgen van opleidingen en doorstromen binnen het bedrijf is heel vanzelfsprekend. Vandaar dat veel van de 130 medewerkers al geruime tijd in dienst zijn.”

Klantverhalen - Coldenhove Papier tijdregistratie

Hoogwaardige technische papiersoorten

Coldenhove maakt hoogwaardige technische papiersoorten. “We hebben al jaren een sterke positie in de markt met onder andere karton voor ordners en hangmappen en papier voor enveloppen, zoals de blauwe enveloppen van de Belastingdienst. Daarnaast maken we traditioneel transferpapier, waarmee allerlei textielsoorten kunnen worden bedrukt, en digitaal papier. Met digitaal papier kun je via een sublimatietechniek afbeeldingen overzetten op ander materiaal, zoals glas of kunststof.” In de receptie van Coldenhove zijn verschillende voorbeelden te vinden; van bedrukte meubelstoffen tot surfboards en kunstwerken van glas. “Onze afdeling Innovatie is vorig jaar sterk uitgebreid. We zijn creatief in het bedenken van nieuwe producten, maar daar worden we ook toe gedwongen, want we zien dat door het digitale verkeer in de wereld het gebruik van onze traditionele papiersoorten afneemt.”

Gebruiksvriendelijk

De tijd wordt bij Coldenhove al decennialang geregistreerd; eerst met prikklokken en sinds 1995 met behulp van een tijdregistratiesysteem. Na vijftien jaar was het systeem echter verouderd en het werd niet meer ondersteund. “Daarom zijn we ons in 2010 gaan oriënteren en daarbij kwam de software van Atimo als beste uit de bus. Vooral de gebruiksvriendelijkheid en de vele mogelijkheden spraken ons aan.” Coldenhove kent namelijk een grote diversiteit aan uitzonderingen: drieploegendienst, variabele werktijden, een consignatieregeling, seniorendagen enzovoorts. “Bij het oude systeem was ik nog de enige die macro’s kon maken. Dat was behoorlijk ingewikkeld. Bij Time-Wize Experience zagen we dat het veel eenvoudiger kon. Nadat de keuze op Time-Wize Experience was gevallen, hebben we er veel tijd voor uitgetrokken om te bedenken hoe we het wilden inrichten. We hebben daarbij veel steun gehad van Chris Labohm. Hij is bijzonder goed in het interpreteren van bedrijfsregels. Ook de technische installatie verliep volledig volgens planning.

Interface met AFAS HR

Eind 2010 hadden we het gevoel dat we het punt bereikt hadden om schaduw te gaan draaien met twintig personen. Intussen moest ik ook nog de cursus volgen bij Atimo. Dit vond ik het enige minpuntje, want de cursus is heel basic en eigenlijk bedoeld voor nieuwe medewerkers. Als je de hele inrichting hebt gedaan van het pakket, dan heeft de cursus eigenlijk geen meerwaarde. Op 1 april 2011 wist ik het zeker: we zijn er klaar voor om live te gaan. Vanaf de eerste dag liep het perfect. Er zijn een paar kleine aanpassingen doorgevoerd, maar dat is ook logisch met een nieuw systeem. Een van onze eisen was dat het pakket een interface met AFAS HR moest hebben. En ook hiervan moet ik zeggen dat het perfect werkt. Ik hoef er vrijwel niets meer aan te doen.”

Derma Put is eindverantwoordelijk voor de urenregistratie en -verwerking. “Ik heb zelf de instructie geschreven voor de leidinggevenden en 1-op-1 de interne instructie gegeven. Het is namelijk erg belangrijk dat je iedereen enthousiast maakt, want een systeem staat als een huis als iedereen het draagt. Wij zijn nu bijna aan het eind van het jaar en ik merk dat de Atimo software is ingeburgerd op Coldenhove. Dus als de traditie zich voortzet, dan zal ook Time-Wize Experience een lang bestaan hebben binnen ons bedrijf.”

Coldenhove Papier

Coldenhove Papier, officieel W.A. Sanders Papierfabriek ‘Coldenhove’ B.V., maakt al 350 jaar hoogwaardige technische papiersoorten. Het bedrijf heeft al jaren een sterke positie in de markt met onder andere karton voor ordners en hangmappen en papier voor enveloppen, zoals de blauwe enveloppen van de Belastingdienst. Daarnaast traditioneel transferpapier, waarmee allerlei textielsoorten kunnen worden bedrukt, en digitaal papier. Coldenhove is een echt familiebedrijf. Er werken 130 medewerkers.

Thetford

‘Flexibel werken vraagt ook een flexibel tijdregistratiesysteem.’

Er zijn trendsetters en trendvolgers. Onze klant Thetford in Etten-Leur behoort tot de eerste categorie. De Atimo software registreert er al sinds 2003 de werktijden, maar ook hier is Thetford voortdurend bezig met nieuwe ontwikkelingen.

Lieselotte Koeijvoets is als HR-functionaris belangrijk afnemer van de informatie uit Time-Wize Experience, Lieke Krijnen regelt binnen HR de dagelijkse zaken rondom de software en Marie-Louise Roelvink neemt de beheerderstaken voor haar rekening. “Rond 2003 groeide Thetford hard, onder andere door onze nieuwe productielijn voor koelkasten. Het tijdregistratiesysteem dat we gebruikten, was niet toereikend. Daarom zijn we overgestapt op Time-Wize Experience. Alle informatie uit het oude systeem is overgezet en vervolgens zijn we daarop verder gaan bouwen. Dat werkte op den duur niet meer en daarom hebben we het systeem in 2010 helemaal opgeschoond.”

Het was een hele uitdaging zegt Marie-Louise Roelvink. “Paul Verdiesen van Atimo is hier twee dagen geweest. Toen is het idee ontstaan om kantoor- en productiepersoneel in het systeem te scheiden. Dat was een goede zet. De nieuwe ontwikkelingen zijn nu makkelijker te verwerken.”

Klantverhalen - Thetford tijdregistratie

Flexibilisering

Thetford verandert voortdurend, vertelt Lieselotte Koeijvoets. “We willen een aantrekkelijke werkgever blijven. Daarom zijn we nu bijvoorbeeld bezig met ‘het nieuwe werken’ op kantoor. Dat betekent voorlopig vooral flexibel omgaan met de werktijden en daarom loopt er nu een proef bij twee afdelingen, die we ‘Triple V’ hebben genoemd: Vrijheid, Verantwoordelijkheid, Vertrouwen. Dat houdt in dat we onze mensen vooral beoordelen op het resultaat van hun werk in plaats van op gemaakte uren.”

Voor de flexibilisering in de productie is de kostenplaatsmodule aangeschaft. “Onze productie werkt in dagdienst en in vaste werktijden, maar er zijn veel verschillende contractvormen. We willen ernaartoe dat onze productiemedewerkers op meerdere lijnen kunnen worden ingezet, multi-inzetbaar zijn.” Voor de toekomst wil Thetford eigenlijk naar een systeem dat ook de planning gaat doen. “Als bekend is welke medewerker op welke lijnen inzetbaar is en hoeveel tijd een bepaalde order gaat kosten, dan moet het systeem de planning kunnen doen. Ook willen we de verantwoordelijkheid meer bij de afdelingshoofden gaan leggen, waarbij HR een controlefunctie vervult.” Maar zover is het nog niet. Er is nog veel ontwikkelwerk te doen. “Doordat we voorop lopen, kost de ontwikkeling ons veel tijd. Andere bedrijven profiteren daar later van, maar Atimo begrijpt dat en komt ons daarin tegemoet.

Gebruiksvriendelijk

Lieke Krijnen ervaart Time-Wize Experience als een gebruiksvriendelijk systeem. “Het is vrij duidelijk wat je moet doen. Soms moet je even puzzelen om uitzonderingen erin te verwerken, maar daardoor leer je er goed mee omgaan. Wij hebben ook de Receptiemodule geïnstalleerd. Het belang daarvan wordt nog wel eens onderschat. Ik val soms in als telefoniste/receptioniste en dan is het heel handig als je direct kunt zien of iemand in huis is. Het verbetert de service naar je klanten.”

Lieselotte Koeijvoets, Lieke Krijnen en Marie-Louise Roelvink vatten hun ervaringen met tijdregistratie als volgt samen: “Thetford is een dynamisch bedrijf waar altijd veel ontwikkelingen gaande zijn. Daarom wordt er veel flexibiliteit gevraagd van onze mensen en van Atimo en Time-Wize Experience. Onze ervaring is dat we er alle kanten mee op kunnen en dat is belangrijk, want we zijn best complex.”

Als uitvinder van de Porta Potti, het wereldberoemde draagbare toilet, en van het Cassettetoilet is Thetford nu al bijna veertig jaar ’s werelds belangrijkste fabrikant van mobiele sanitaire systemen, toiletverzorgingsproducten en accessoires voor caravans en campers. Ook heeft Thetford op de kampeer- en watersportmarkt een toonaangevende positie in mobiele koelsystemen en keukenapparatuur. Het is een Amerikaans bedrijf met elf vestigingen in negen landen. Bij het Europese hoofdkantoor in Etten-Leur werken ruim 450 medewerkers, van wie ongeveer 300 in de productie. De producten gaan naar meer dan zestig landen.